Politik for opbevaring og sletning af data - Danmark
Dette er en politik for medarbejdere, der relaterer sig til alt Specsavers’ og Louis Nielsens data globalt, som angiver en ramme for beslutninger om, hvorvidt et specifikt dokument, journal eller information enten skal opbevares – og i så fald hvor længe, eller slettes – og i så fald, hvornår og hvorledes.
Skemaet er en liste over hvilke typer informationer, dokumenter eller fortegnelser Specsavers behandler. Skemaet oplister, hvorfor vi behandler dem, hvor længe de opbevares, hvorvidt de skal gennemgås efter en given periode, eller om de kan slettes efter tid.
Politikken er en formel organisationspolitik og indeholder konsekvente instruktioner, der medfører, at alle medarbejdere kan håndtere behandlinger og beslutninger således, at informationer, dokumenter eller fortegnelser behandles på en måde, der sikrer, at de er tilstrækkelige, relevante og opbevaret kun så længe, som det er nødvendigt for at opfylde formålet med indhentelsen af den pågældende data. Det er i alle de lande, hvor Specsavers opererer, en betingelse for opfyldelsen af persondatareglerne (inklusiv GDPR), at denne opbevaringspolitik følges og overholdes. Skemaet gælder alle lande. *Hvor national lovgivning afviger fra de perioder, der er angivet i det globale skema, er der vedlagt landespecifikke bilag, der udgør en del af denne politik.
Brug af politikken
Politikken vil blive anvendt som et referencepunkt i den daglige behandling af informationer, forretningsdokumenter eller fortegnelser. Det bedste tidspunkt at beslutte hvor længe en information, et dokument eller en journal skal opbevares, er når den pågældende information, dokument eller journal frembringes. Når en ny papir- eller elektronisk journal skabes, skal dette politik fungere som en guide til reglerne for, hvordan den givne journal skal håndteres, opbevares og afslutningsvist slettes.
Politikken er opdelt i forretningsfunktioner.
